書類選考において応募書類を郵送するよう求められた際、封筒の書き方はもちろん、郵送方法にもマナーがあります。採用担当者が受け取ったとき、履歴書よりも先に目にする封筒にマナー違反があれば、第一印象を損ねてしまうかもしれません。この記事では、封筒の選び方や書き方、封入方法に加え、郵送時の注意点などについても徹底解説します。
もくじ
履歴書の送り方にもマナーあり！
履歴書の郵送方法が直接合否を左右する可能性は低いですが、マナーに反した封筒を受け取った採用担当者は、少なくともその応募者に対して良いイメージを持たないでしょう。
例えば、履歴書などの応募書類に折り目や汚れがないか、封筒のサイズは適切であるか、宛先は正式名称で記載されているかなど、細かい点まで確認してから郵送すべきです。受け取った採用担当者の気持ちを考え、丁寧な書類送付を心がけましょう。実際に郵送する際の流れを5ステップに分けて、それぞれにおけるマナーを詳しく解説します。
STEP1．封筒の選び方
最初に押さえておきたいポイントは、使用する封筒の種類です。適切なサイズや色の封筒を用意するようにしましょう。
―サイズは「角形2号」か「角形A4号」
応募書類を折らずに封入できるサイズの封筒を選びましょう。二つ折りの状態の履歴書（A4かB5）が収まる「角形2号（角2）」を用意するのが無難です。
A4サイズの書類がギリギリ入る角形A4号（角A4）でも問題ありませんが、応募書類が多いと封入物が取り出しにくくなります。そのため、多少分厚くなっても余裕を持って収めることができる「角形2号（角2）」の封筒がベストです。
なお、市販されている一般的な履歴書セットには、郵送用の白い長封筒が付属されていることが多いですが、この封筒を利用すると履歴書を三つ折りで入れることになるので使用しないでください。三つ折りが好ましくない理由としては、広げる手間がかかる上、折り目部分の文字も読みづらくなってしまうためです。郵送した履歴書を採用担当者がコピーすることも考えられるため、すべての書類が折らずに収まるサイズの封筒を選んでください。
―色は「白色」か「茶色」
封筒の色は、白色か茶色であれば問題ありませんが、白い封筒を選ぶことをおすすめします。茶封筒は一般的な事務書類を郵送する際に用いることが多いため、「ビジネス文書」として大切な書類にあたる履歴書には適しません。なるべく白い封筒を使用するようにしましょう。また、封筒の表面に「履歴書在中」と朱書きする際も、白い封筒の方が赤い文字が目立ちやすく、他の書類が入っている封筒との判別がしやすくなります。なお、白い封筒を用意する際は、素材が薄いものではなく、中身の透けにくい 厚みのあるタイプを選ぶと良いでしょう。
STEP2．封筒の書き方
次に、封筒に記載すべき内容を確認しましょう。どの企業を受ける場合でも、基本的に封筒の書き方やマナーは共通です。
―表面の記載ポイント
封筒の表面には、宛先を記入します。なお、重要な書類を郵送する際は、縦書きで記載するのが一般的です。横書きは、親しい間柄などカジュアルなシーンに利用されることが多いので注意しましょう。
①郵便番号 ②住所（縦書きの場合、丁名以下は漢数字を使用する） ③宛名 ④「履歴書在中」または「応募書類在中」
個人宛は「○○様」・企業や部署宛は「○○御中」とする
宛先の間違いは致命的と言えますが、宛名につける「様」と「御中」の使い分けにも注意しましょう。「様（さま）」は、特定の個人宛に対して使う敬称で、「御中（おんちゅう）」は、企業や部署、官庁などの組織に対して使う敬称です。個人宛であれば「○○様」、企業や部署宛であれば「○○御中」と書きます。
例えば、採用担当者の名前が分かっていれば「株式会社○○ 人事部 ○○ ○○様」と書きますが、採用担当者が誰なのか分からない場合は「株式会社○○ 人事部御中」と記入しましょう。
「人事部長様」や「採用ご担当者様」としても構いませんが、「株式会社○○御中 ○○ ○○様」のように、個人宛の「様」と組織宛の「御中」を併用するのは適切ではありません。
「履歴書在中」は忘れずに書こう！
履歴書を封入した封筒の表面には、「履歴書在中」「応募書類在中」という文言を書きましょう。この文言がないと、何が入っている封筒であるか分からないため、採用担当者の手を煩わせてしまいます。記載しておけば、他の書類に埋もれてしまうことも防げるでしょう。なお、「履歴書在中」「応募書類在中」の文字は、封筒表面の左下に 赤いペンで記入してください。その後、定規を使って「履歴書在中」「応募書類在中」の周りを四角く線を引いて囲みましょう。文房具店や100円均一で販売されている専用のスタンプを押しても問題ありません。 また、住所を記載する際は、都道府県を省略しないようにしましょう。「○○市」や「○○区」などから書き始めるのではなく、「東京都渋谷区～」「神奈川県横浜市～」と必ず都道府県を記載してください。
下書きをするのがベスト
封筒に必要事項を記入するときも、履歴書と同じように鉛筆やシャープペンシルなどで薄く下書きをしておくことをおすすめします。「履歴書在中」の文字も忘れないように下書きしておくと良いでしょう。記入ミスを防ぐだけでなく、文字の大きさやバランスを調整することができます。読みやすく整えられた字で書かれた封筒は、受け取った相手に対して丁寧な印象を与えるでしょう。もちろん、下書きのタイミングで誤字脱字がないかを必ずチェックしておいてください。
―裏面の記載ポイント
裏面には、差出人（自分自身）の情報を記載します。
①郵便番号 ②住所（縦書きの場合、「丁名」以下は漢数字を使用する） ③氏名 ④投函する日付 ⑤「〆」マーク
左上に投函日、左下に自分の住所・氏名を書く
封筒の左下に自分自身の郵便番号、住所、氏名を書きます。住所を書く際は、宛先を記載する際のマナーと同様に都道府県名から書き、マンションなどの建物名がある場合は、省略せずに正しく記載してください。郵便番号の上には、「投函する日付」を記入します。応募書類上に和暦で記載した場合は和暦、西暦で記載した場合は西暦に揃えて書くようにしましょう。
封字として「〆」マークを書く
ビジネスマナーの基本として、封筒を閉じた後に封中央の継ぎ目に黒いペンで「〆」マークを書く必要があります。必ず封をしてから「〆」を書いてください。これは封筒を閉じた後、誰にも開封されていないことを証明するための印です。「〆」がずれていると一度誰かが開けたことを意味するので、丁寧に記載するようにしましょう。なお「〆」は、継ぎ目に印鑑を押す「割印」でも代用可能です。
STEP3．封筒への入れ方
応募書類を封筒に入れる際にも、いくつか注意点があります。受け取った相手への配慮を忘れずに封入作業を行いましょう。
―送付状を同封する
履歴書を郵送する際には、どのような用件で書類を送付したのかを通知する「送付状（添え状）」を同封します。送付状には、挨拶文、同封内容とその枚数、補足したい情報などを記載します。履歴書を郵送するのであれば、簡単に志望動機や自己PRを書いておくと採用担当者に熱意が伝わりやすいです。なお、送付状（添え状）の書き方については、以下の記事で詳しく解説しているのでご参照ください。
―応募書類は向きや順序に注意し、折らずに透明のクリアファイルに入れる
繰り返しになりますが、履歴書などの応募書類は折らずにクリアファイルに封入してください。なお、使用するクリアファイルは、応募書類のサイズに合った無地透明の新品を選びましょう。郵送中に雨や湿気で書類が濡れたり、何らかの影響で汚れたり、破けてしまったりするのを防ぐことができる上、採用担当者が受け取った時も封筒から取り出しやすくなります。
さらに、応募書類を重ねる向きや順序にも注意してください。上から送付状、履歴書、職務経歴書、その他の書類の順で、すべての書類の記入面が表向きになるように重ねます。送付状は受け取った相手への「挨拶」の役割を果たすため、一番上に重ねるのがマナーです。履歴書は基本的に二つ折りの状態となっていますが、自分の住所や名前、写真がある方が表になるようにしてください。封筒に入れるときは、 送付状の記入面を封筒の表面に向けて封入しましょう。
―セロハンテープは避けて液体のりでしっかり封をする
セロハンテープで封をするのはビジネスマナーに反しています。セロハンテープは使いやすい反面、剝がれやすいことから、郵送中に開封されてしまう恐れがあるためです。必ず、液体のりや両面テープで封をしてください。スティックタイプののりは、液体のりに比べて粘着力が弱いため、なるべく使用を避けた方が良いでしょう。なお、すでに両面テープが付いている封筒の場合は、そちらをそのまま使用しても構いません。自分で両面テープを貼る際も、粘着力が弱まっていないかチェックしてから使用するようにしましょう。
―応募書類はコピーして手元に置いておくと安心！
応募書類は郵送前にコピーを取っておくことをおすすめします。もし応募書類に不備があった場合、応募した企業から確認を求められることもあるでしょう。その際、手元にあった方がスムーズに確認することができます。また、面接選考に進んだとき、履歴書に書いた内容を事前に確認し直すことで、面接官からの質問に答えやすくなるでしょう。
STEP4．郵送方法
すべての応募書類を封筒に入れたら、あとは発送するのみです。最後まで気を抜かずにマナーを守って郵送しましょう。
―ポスト投函は避けよう！郵便局の窓口から普通郵便で送る
履歴書を郵送する際は、ポスト投函ではなく郵便局の窓口で手続きをしてください。郵便局の窓口に持参すれば、料金不足による返送や、ポストの集荷時トラブルのリスクを防ぐことができます。その際、速達や簡易書留での郵送はなるべく避けた方が良いでしょう。速達を利用すると、提出期限ギリギリに履歴書を作成したという印象を与え、計画性のない人だと認識される可能性があります。簡易書留を利用すると、受取人（応募企業）が受領印を押さなければ受け取ることができず、担当者に手間をかけてしまいます。もちろん、どちらもマナー違反ではありませんが、特に理由がない場合は郵便局の窓口から普通郵便で送るのが無難です。
―定形外郵便物として普通切手1枚貼りか郵便証紙をもらう
角形2号、もしくは角形A4号の封筒は、定形外郵便（規格内）として送ることができます。郵送料金は従量制なので、50g以内：120円、100g以内：140円、150g以内：210円（2020/12/1現在）と重さによって異なります。角形2号の封筒に履歴書、職務経歴書、送付状、そのほかに書類を数枚入れても100gに満たない場合がほとんどなので、基本的に140円で送ることができるでしょう。
なお、郵便局の窓口で手続きをすれば、料金を支払った証明として切手の代わりに「郵便証紙（メータースタンプ）」を貼ってもらうことができます。基本的には郵便証紙がベストですが、切手を貼る場合は郵便料金ぴったりの普通切手1枚を貼ると良いでしょう。切手を複数貼った封筒は見た目が悪いだけでなく、自宅にあった切手で間に合わせた印象を与えてしまうかもしれません。
―履歴書をメール便で送ると法律違反なので注意！
近年、ポスト投函可能な配送サービスとしてメール便の利用が増加していますが、履歴書をメール便で郵送すると郵便法違反に問われるため絶対に利用しないでください。主要なサービスでいうと、ゆうメールやクリックポストなどが該当します。履歴書は郵便分類上「信書」に当たり、信書をメール便で送付することはできません。信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法及び信書便法に規定されており、 請求書や証明書も信書に当たります。履歴書の郵送時だけでなく、すべてのビジネスシーンにおいて十分に注意してください。
STEP5．郵送報告メールの書き方
履歴書の郵送手続きを済ませたら、郵送が完了した旨をメールで採用担当者に知らせると丁寧な印象を与えるでしょう。郵送報告メールは必須ではありませんが、採用担当者にとっても書類が到着する目安を把握できるので、確認漏れを防ぐことができます。
採用担当者個人宛であれば、担当者の名前も本文内の宛名に記載しましょう。また、署名として自分の住所、氏名、連絡先も正確に記してください。在職中であれば、現在所属している企業の住所やメールアドレスを使用しないように注意しましょう。宛先に間違いがないか、個人用のメールアドレスを使用しているかなどを確認した上で、郵送報告メールを送信してください。
履歴書の郵送でよくある質問
履歴書を郵送するときによくある質問を下記に2点まとめました。
Q. 履歴書を入れる封筒に決まりはあるの？
サイズは応募書類のすべてが折らずに封入できるサイズの封筒を選び、封筒の色は白を選ぶことをおすすめします。茶色の封筒でも問題ありませんが、一般的な事務所類を郵送するときに使われることが多いため、白の封筒を選ぶのが無難です。なお、薄手の封筒も避けて中身が透けることない厚みのあるものを選ぶと良いでしょう。
Q. 送付状（添え状）なしで送ってしまうとまずい？
基本的にビジネスシーンで何か書類を郵送する際には送付状を添付するのがマナーなので、送付状を付けるに越したことはありません。ただし、送付状がないからという理由だけで不採用になるということもあまりありません。ただし、企業によって基準はさまざまであり、多少のマイナス要素にはなってしまうことも考えられるので、きちんと忘れずに添付したほうが良いでしょう。
まとめ
履歴書の郵送方法が直接的に選考の評価ポイントとなることは考えにくいですが、マナー違反があると採用担当者に非常識な人だと思われても仕方がありません。書類審査の前から悪い印象を与えないためにも、履歴書を郵送するよう指示された場合は、封筒の書き方や郵送方法までしっかりマナーを守って丁寧に対応すべきです。また、郵送マナーは履歴書を送付する際だけでなく、すべてのビジネスシーンに通ずることなので、この機に覚えておくと良いでしょう。
この記事を監修したキャリアアドバイザー：
八重樫 勇輝
株式会社ReBoot代表取締役
年齢：29
出身地：岩手県
趣味：漫画・映画鑑賞
経歴：
自分の転職活動の際、周囲のサポートで助けられたことをきっかけに、今後は自分が求職者の助けになることを決意し、起業。
現在は代表自ら求職との面談・就職支援を精力的に行う日々に明け暮れている。
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