一般事務とは、パソコンを使用したデータ入力や書類のファイリング、電話対応など、社内の様々な業務をサポートする仕事です。一般事務は、未経験者でも応募できる求人が多く、就業時間が規則的なことから、転職市場では人気が高い職種です。
この記事では、一般事務職の仕事内容や適性、給料事情などを解説します。
もくじ
一般事務とは
一般事務の仕事は、デスクワークが中心でルーティン作業も多いことから、楽そうなイメージをもたれやすいですが、実際には書類作成や備品管理まで仕事内容は多岐にわたります。
・一般事務の主な仕事内容
データ入力
会社側が指定したソフトを使用して、顧客情報や数値の入力を行います。情報入力は小さな間違いが大きな問題に発展する可能性もあるので、正確性が求められる作業です。
Excelを使用して情報を管理している会社が多いため、単に数値を入力するだけでなく、表作成や関数計算が必要になる場合もあります。
電話・メール対応
社外からの電話やメールがあった場合、一般事務が一次対応を行い、必要であれば担当者へ取り次ぎます。
電話対応では、会社の窓口となるのにふさわしい丁寧な話し方や、相手の用件を正確に聞き取ることが求められます。メール対応では、ビジネスマナーをおさえたうえで、丁寧かつ簡潔な文章を書けることが重要です。
来客対応
会社へ来客がある際には、一般事務員が会議室等に案内する場合が多いです。会議室へ案内したあとは、担当者に取り次ぐほか、来客にお茶を出すなどの対応を行います。相手に失礼のないよう、上座の位置やお茶出しの作法を知っておく必要があります。
書類作成
一般事務の仕事では、会議の議事録や見積書、請求書など、さまざまな書類を作成する可能性があります。一般的に、書類作成ではWordやPowerPointなどのMicrosoft社のソフトを使う場合が多いです。また、書類を作る際には、会社が用意しているフォーマットに必要な情報を足すだけで良い場合もあれば、一から作成しなければならない場合もあります。
ファイリング
顧客情報などを保管するために、書類を整理してまとめる仕事です。最近では、紙の書類だけでなく、データで情報を保存・管理する場合もあります。社内情報が流出しないよう管理を徹底することや、書類を探しやすいような配慮を行うことが求められます。
伝票整理・処理
会社運営では入金、出勤、売上、仕入、振替など、様々な伝票が発生します。それらの入力、管理、整理は経理担当者が行う場合もありますが、一般事務職が担当するケースもあります。
郵便物の発送・仕分け
郵便物をまとめて発送し、会社に届いた郵便物を部署や担当者ごとに仕分けます。郵便局や宅配業者が定期的に集荷にくる場合は、郵便物の数を確認して伝票のやり取りを行います。重要書類や、期限のある書類など、さまざまな書類が含まれるので、郵便物の発送や仕分けの作業は慎重に行う必要があります。また、会社専用の送り状を用意するのも事務職の仕事です。
備品管理
文房具やコピー機・OA機器周りの消耗品など、社内で使用する備品の在庫管理や発注を行います。機械類が故障した際の対応や管理も、一般事務員に任せられる場合があります。
・総合事務、営業事務との違い
「事務」という職種では、一般事務のほかに「総合事務」と「営業事務」があります。
総合事務は 「事務系総合職」とも呼ばれます。一般事務があくまで補助的な仕事であるのに対して、事務系総合職には経理・総務・人事・法務・企画などが含まれ、会社の基盤を支える仕事を担います。業務内容も幅広く、会社の全体像を把握しやすいため、事務系総合職の人は将来の幹部候補と見られることが多くあります。
また、営業事務は 「営業アシスタント」とも呼ばれ、営業担当者のサポートを行うのが主な仕事です。
一般事務では部署に限らず、会社運営に必要なサポート全般を行いますが、営業事務は営業部で受発注業務や営業資料の作成、クライアントからの問合せ対応などを担当します。社外での活動が多い営業担当者の社内業務をサポートする役割であり、一般事務に比べてクライアントとのやり取りも多く、高いコミュニケーションスキルが求められます。
一般事務に必要なスキル
一般事務の仕事では、専門的な知識や技術が必要になることは基本的にありません。一般事務の場合は、特定分野における専門性よりも、ビジネスマナーや基礎的なパソコンスキル、コミュニケーション能力を備えているかが重視されます。
必要なスキル1. パソコンスキル
現代の事務職において、最も必要なのがパソコンスキルです。主な業務であるメール対応、データ入力、書類作成などはすべてパソコンで行います。作業を円滑に行うためには、事務系の基本ソフトであるWord、 Excel、 PowerPointの基本操作を身に付けていることが求められるでしょう。書類作成の際に、単なる文字・数値の入力だけでなく、体裁を整えるための機能を知っているか、データ入力の際はExcelで関数を使いこなせるか、といったことが事務職としてのスキルの差になります。
また、会社によっては総務や経理、人事系の専門ソフトや、会社独自ソフトの操作が必要な場合もあります。一般事務として働く場合には、こうした使い慣れないソフトにも対応していける柔軟性が求められるでしょう。
必要なスキル2. 管理能力
一般事務が担当する仕事には、データや書類、在庫などの「管理」が多く含まれます。仕事を円滑に進めるためにも、日々の状況を確認し把握しておくことが大切です。企業によってはすでにマニュアルが整備されている場合もありますが、煩雑なままやり過ごされているケースも考えられます。こうした管理体制が整っていない場合には、上司や先輩に確認し、状況を整理していくようにしましょう。
また、さまざまな仕事を同時並行で進めることも多く、自分自身のスケジュール管理やタスク管理を行えるセルフマネジメント能力が必要になります。
必要なスキル3. コミュニケーション能力
一般事務職は、あまり人と関わらないイメージを持っている人もいるかもしれませんが、メールや電話対応で社外の人と話す機会があるほか、社内の人とのやり取りも多く発生します。こうしたコミュニケーションが必要な場面では、要望や指示の内容をしっかりと理解する力や、相手に何かを依頼するときに端的に説明する要約力が求められます。
必要なスキル4. スピード・正確性
一般事務が担う作業では、数値の入力や、社内外で使用する文書の作成などがあるため、正確性が求められます。ただし、作業スピードが遅いとどんどん仕事が溜まっていき、ほかの人に迷惑をかけることにもなりかねません。まずはミスが無いか確認しながら作業を進めて、正確性を維持しましょう。そこから徐々に処理能力を高めていき、スピード感を持って効率良く進めていくことが重要です。
一般事務の給料
厚生労働省の令和2年度賃金構造基本統計調査によると、一般事務従事者の平均時給は1,439円です。また、経験年数0年では1,194円と、245円ほど時給が低くなります。
また、2022年1月に求人ボックス上で掲載されていた求人情報から、一般事務職の給与を雇用形態別に以下のように算出しました。
正社員：平均年収 311万円 派遣社員：平均時給 1,328円 アルバイト・パート：平均時給 985円
正社員の年収を月給換算すると約26万円ですが、初任給としては19万円程度が相場のようでした。上記データを時給で見ると、900円台から1300円台と幅があります。経験の有無や企業規模、業界、雇用形態の違いなどによって、一般事務で得られる給与は異なります。
一般事務の適性
会社の中でサポート的な役割をこなし、正確性や管理能力を求められる一般事務の仕事には、以下のような人が向いています。
・奉仕精神がある
事務職の人は、いわば会社における「縁の下の力持ち」的な存在です。自分が主役となってガンガン仕事を進めるのではなく、現場の人たちがそれぞれの業務に集中できるよう、サポートするのが仕事です。サポート役である以上は、誰かの力になって、喜んでもらえることが嬉しいと感じるような奉仕精神がある人が向いているでしょう。
・単純作業が苦にならない
一般事務の仕事では、データ入力や伝票管理といった単純作業が繰り返し行われます。そのため、ルーティンワークが苦にならず、黙々と作業をすることが好きな人に向いています。作業の変化が少ないので、自分のペースを崩したくない人にもおすすめです。
・マルチタスクをこなせる
基本的にルーティンワークが多い事務職ですが、業務範囲は多岐に渡ります。データ入力などの通常の業務をしているときに、電話対応や来客対応などの突発的な業務が入ることも多く、いくつか業務を並行して行わなければいけないこともあります。そのため、それらの業務を同時に行いながら、優先順位を決めて、業務が滞らないように遂行していける力が求められるでしょう。
・ルールを守れる
一般事務の仕事は独自の判断で仕事を進めるのではなく、会社のマニュアル通りにミスなく作業をこなしていくことが重要です。決まったルールの中で正確に仕事をこなし、スムーズに業務を遂行することにやりがいを感じられる人に向いているといえるでしょう。
未経験から一般事務職に就くには？
一般事務職では専門的なスキルや資格が要らないため、未経験でも応募できる求人が多くあります。一般事務の仕事に就く方法は、正社員として就職する以外にも、まずは派遣社員やバイトとして業務に携わるという選択肢もあります。以下では、未経験の人が一般事務の仕事に応募する際のポイントについて解説します。
・正社員への応募
転職者向けの求人情報の中には、未経験者でも応募できる一般事務職の求人がたくさんあります。ある程度のパソコンスキルは求められますが、パソコンを使って仕事をした経験がある人であれば、あまり身構える必要はないでしょう。
自分が以前の職場などで得た経験の中から事務職で活かせる部分をアピールできれば、未経験から一般事務へ正社員で採用される可能性は十分あります。一般事務への転職を希望する場合は、パソコンスキルの具体的なレベルや経験がある業務内容を、書類選考や面接でしっかりと伝えるようにしましょう。
・派遣社員、バイトへの応募
正社員に比べて責任が重くなく、より限定された作業から一般事務の仕事を始めたい人は、派遣やバイトの求人を選ぶと良いでしょう。
また、正社員の求人に何度かチャレンジして「やはり未経験からの転職は難しい」と思う人や、スキルに自信が無くて挑戦できない人は、まず派遣やバイトで経験を積んでから改めて正社員に応募するのをおすすめします。派遣社員などで経験を積んだあとのほうが、正社員の求人の選考において優遇される可能性があります。
・未経験者が一般事務を目指すときに準備しておきたいこと
事務職としての経験がなくても、一般事務として活かせるスキルが高ければ採用につながりやすくなります。特に、パソコンスキルは基本操作以上にできることがあると任せられる業務が増えるため、重宝されるでしょう。
パソコンスキルやビジネスマナーは、明確なレベル感をアピールするのが難しい指標ですが、最近は「ビジネス実務マナー検定」などの各種検定もあります。ある程度スキルがある人は、自分のスキルの目安として資格・検定を活用すると良いでしょう。こうした検定や資格を持つことで、客観的に評価してもらいやすくなるのでおすすめです。
まとめ
一般事務は、未経験やスキルに自信がない人でも基本的なパソコン操作、ビジネスマナーなどが身に付いていれば挑戦しやすい仕事です。まずは、現在の自分のスキルを活かして働けそうな求人に応募して、経験を積んでいきましょう。
この記事を監修したキャリアアドバイザー：
八重樫 勇輝
株式会社ReBoot代表取締役
年齢：29
出身地：岩手県
趣味：漫画・映画鑑賞
経歴：
自分の転職活動の際、周囲のサポートで助けられたことをきっかけに、今後は自分が求職者の助けになることを決意し、起業。
現在は代表自ら求職との面談・就職支援を精力的に行う日々に明け暮れている。
求職者の皆様への一言：
面談から求人のご案内、資料の作成、入社後のフォローまで手厚くサポート致します！