【転職ノウハウ】転職する時に必要な書類や、準備しておくべきものは?



もくじ

1.転職活動を始める前に必要なものと確認すべきこと

2.応募時に必要なもの・書類と確認すべきこと

3.面接時に必要なもの・書類と確認すべきこと

4.内定・退職時に必要なもの・書類と確認すべきこと

まとめ

 

1.転職活動を始める前に必要なものと確認すべきこと


【必要なもの】

個人のメールアドレス

パソコン

携帯電話・スマートフォン

スケジュール管理ツール・スケジュール帳

お金(特に退職後に転職活動をする場合)


○必要なもののポイント

転職活動を始める前に改めて準備しなければならないものや書類は、基本的にはありません。多くの人がすでに持っているもので転職活動は始められます。「個人のメールアドレス」「パソコン」「携帯電話・スマートフォン」は応募先の企業との連絡をスムーズにするために必要なもの。また、パソコンは応募書類の作成に活用します。職務経歴書はパソコンを使って作成するのが一般的です。


ちなみに、インターネットカフェや図書館など公共のパソコンを使って転職活動をするのはあまりおすすめできません。転職活動ではたくさんの個人情報を扱います。履歴書や職務経歴書のファイルを不特定多数の人が利用するパソコンに保存したままにしてしまったり、ログイン情報をブラウザに残してしまったりすると、個人情報が漏洩する可能性があるからです。個人情報の漏洩が心配な方は、個人のパソコンで応募書類を準備することをおすすめします。


転職活動中は、複数の企業の選考を並行して進めるのが一般的です。混乱を避けるためには、「スケジュール管理ツールやスケジュール帳」を用意しておいたほうがいいでしょう。そのほか、転職によって年収が下がる場合、退職後の転職活動が長期化した場合に備えて、現在の生活を維持できるだけの資金を用意しておくことも大切です。


【確認すべきこと】

退職できる日がいつごろになるのか

転職をする目的は何なのか

転職先選びの条件はどんなものなのか

家族がいる場合はその理解が得られるか

転職活動中、転職後を含めて経済的な問題が起きないか


○確認すべきことのポイント

転職活動を始める前にぜひ確認しておきたいのが、「実際に退職できる日がいつごろになるのか」です。中途採用を行っている企業が非常に気にするのが「いつ入社してくれるのか」という点。入社日が不明確だと、どんなに経験が豊富な人物であったとしても採用を見送られてしまう可能性があります。


あわせて、「転職する目的」「転職先選びの条件」も整理しておいたほうがいいでしょう。何を手に入れるために転職をするのか、絶対に譲れない条件は何なのかだけで構わないので、必ず明確にしておきましょう。これがはっきりしていないと、応募する企業を選ぶ際にも、内定獲得後に入社するか否かを判断する際にも苦労することになります。最悪の場合、手に入れたいものが手に入らない、失敗転職になってしまうことも。


そのほか、家族がいる場合は「家族の理解」も必要でしょう。また、これから住宅ローンを組もうとしている場合は注意が必要です。住宅ローンを組む際の条件として、就業期間が設定されている場合があるからです。このような「経済的な問題が起きないか」も確認しておいてください。


2.応募時に必要なもの・書類と確認すべきこと


【必要なもの・書類】

履歴書

職務経歴書

送付状

写真

印鑑

筆記用具


○必要なもののポイント

応募方法によって異なりますが、通常は応募書類として「履歴書」「職務経歴書」「送付状」の3点セットが応募時に必要になります。履歴書は市販のものを購入してもいいですし、転職サイトが用意しているものをダウンロードしても構いません。


職務経歴書はパソコンを使って作成するのが一般的です。ただし、職務経歴書には決められた形式がないため、一から作るのは大変です。各種転職サイトが提供しているサンプルをダウンロードし、それをアレンジして作成するのがいいでしょう。送付状も一から作るのが困難であれば、インターネット上で配布されているテンプレートを利用するといいでしょう。


紙の履歴書を提出するのであれば、ほとんどの場合、履歴書に貼る写真や印鑑も用意しなければなりません。履歴書の写真は書類選考の結果を左右するほど重要な要素です。好印象を与える写真を用意したいなら、服装、髪形、メイクなどはしっかり整えましょう。写真館で撮影してもらのもおすすめします。封筒の宛名を書いたり、履歴書を手書きしたりするためには、もちろん筆記用具も必要です。


【確認すべきこと】

応募書類に空欄はないか

応募書類に誤字脱字はないか

応募書類に書かれている内容は応募先の企業にマッチしたものか


○確認すべきことのポイント

応募時に必ず確認したいのは、応募書類が正式なビジネス書類として成立しているかです。応募書類に空欄があったり、誤字脱字があったりすると、「大切な書類を雑に扱う人」「入社意欲が低い人」というネガティブな印象を与えてしまいかねません。細部に至るまでていねいに確認をしてください。


書類選考を突破するためという意味では、応募書類に記載されている内容が応募する企業・職種にマッチしたものであるかを確認することも大切です。使い回しの志望動機や自己PRは合格の確率を低くしてしまう可能性があります。一社一社、心を込めて作成するようにしましょう。


3.面接時に必要なもの・書類と確認すべきこと


【必要なもの・書類】

履歴書

職務経歴書

面接に適切な服装(スーツが一般的)

A4サイズが入るカバン

応募先の企業の連絡先・住所のメモ

筆記用具


○必要なもののポイント

Web応募などを活用して、面接までに書類の履歴書や職務経歴書を提出していなかった場合、面接当日に履歴書と職務経歴書の提出を求められることがあります。封筒に入れて持参してください。


面接に適切な服装を用意することも必要不可欠です。スーツが基本と考えるといいでしょう。スーツは事前にクリーニングを済ませ、シャツやブラウスにはアイロンをかけておくこと。身だしなみで清潔感を出すことは、面接ではとても大切です。カバンはA4サイズがすっぽりと収まるものがおすすめ。これは持参する履歴書や職務経歴書が折れてしまわないようにするためです。


面接に行く企業の連絡先と住所をメモしたものも必ず持っていくこと。万が一、約束の時間に遅れてしまった場合や道に迷ってしまったときに役に立ちます。スマートフォンにも保存しておくのがいいでしょう。面接でのやり取りをメモするための筆記用具も用意しておくことをおすすめします。


【確認すべきこと】

応募先企業の連絡先・住所をメモしたか

面接で話すべき内容が整理されているか、練習をしたか

服装や髪形、メイクに乱れはないか

携帯電話・スマートフォンの電源は切ったか


○確認すべきことのポイント

必要なもの・書類と重複しますが、前日や面接に出発する前に、応募先の企業の連絡先と住所は必ず確認し、メモしておきましょう。また、面接の前日までには、面接で話す内容を整理して、練習を済ませておくこと。ある程度のキャリアを積むと、「わざわざ面接の練習をする必要はない」と考える人が多いようです。しかし、自分自身の経歴や気持ちを人前で話すことに慣れている人はほとんどいません。キャリアがある人でも、いざ面接になると上手に話せなくなるケースが多いので、しっかりと練習をしておきましょう。


面接当日、直前には、服装や髪形、メイクに乱れがないかをチェックしてください。面接では身だしなみも評価の対象となります。しっかりと整えてから受付に進みましょう。また、携帯電話・スマートフォンの電源は切っておくことをおすすめします。


4.内定・退職時に必要なもの・書類と確認すべきこと


【必要なもの・書類】

内定通知書・労働条件通知書

退職願・退職届

健康保険被保険者証

年金手帳

離職票

雇用保険被保険者証

源泉徴収票

健康診断書


○必要なもののポイント

内定・退職のタイミングにはさまざまな手続きが発生します。そのために必要な書類の数や種類は企業や自分の状況によって異なります。ここでは主なものをピックアップして紹介していきましょう。


まずは内定の連絡を受けたら、「内定通知書」「労働条件通知書」を選考に合格した企業から受け取りましょう。これらの書類を手に入れたら、記載内容をよく読み、自分が希望しているものと相違がないかを確認してください。複数の企業から内定をもらった場合は、条件も比較して入社する会社を決め、承諾の意思を企業に伝えます。


続いて必要になるのが「退職願」「退職届」です。退職願は在籍中の企業に対して、○月○日に退職したいと願い出るための書類。企業によっては書面によって提出する必要はなく、口頭での申し出で済ませる場合もあります。退職届は退職が確定したあとに、退職するという事実を企業に対して申し出る書類です。こちらも、書面ではなく、口頭で済ませる場合や、システム上で申請するケースがあります。


そのほか、退職時には「健康保険被保険者証」を会社に返却しなければなりませんし、「年金手帳(会社に預けている場合)」「離職票」「雇用保険被保険者証」「源泉徴収票」などを、在籍中の会社から必要に応じて受け取ります。


転職先の会社に提出しなければならない書類として代表的なのは「源泉徴収票」と「健康診断書」です。源泉徴収票は企業の求めに応じて提出すればOKです。健康診断書は、個人で準備する場合と、転職先の会社が指定する病院で健康診断を受診する場合があるので、注意が必要です。


【確認すべきこと】

内定を獲得した企業に入社することで、本当に転職の目的を達成できるか

内定通知書・労働条件通知書の記載内容が選考中に企業から説明されていたものと相違ないか

退職すること、退職日について現職の会社から同意を得られているか

退職するにあたって、業務の引き継ぎ先とスケジュールに無理はないか、明確か


○確認すべきのポイント

内定を獲得したあとに必ず確認しなければならないのが、「内定を獲得した企業に入社することで、本当に転職の目的を達成できるか」という点です。転職活動をしていると、多くの人が転職の本来の目的を忘れてしまいがちになるのです。内定を受けた企業が、転職の目的に合致している企業なのかをしっかりと確認してください。


あわせて、内定通知書や労働条件通知書に記載されている内容も細かく確認しておきましょう。年収、月収、賞与、福利厚生などチェックすべき事項は多岐にわたります。月給の内訳や、年収に占める賞与の割合、賞与の変動幅は会社ごとに大きく異なりますので、特にチェックしておきましょう。不明点があるなら企業に問い合わせをするといいでしょう。不明点を残したまま内定を承諾すると、あとで後悔したり、トラブルの種になったりする可能性があります。


退職という観点で考えると、絶対に確認しなければならないのが、「退職するという事実、退職日について現職の会社の同意を得られているか」という点。退職すること、退職日は自分ひとりで決められるものではありません。しっかりと手順を踏んで、会社の承諾を得ましょう。


退職の承諾を得られたら、業務を後任に引き継ぐ必要があります。無理なく、確実に業務を引き継げるスケジュールを立てて、後任者や取引先に過度な負荷がかからないように気をつけましょう。


まとめ


いかがでしたでしょうか?

「こうして見ると書類も注意点で、面倒に見えるなあ…」

という方もいらっしゃるかもしれませんが、一つ一つ進めていけば、普段のお仕事と比べれば大きな作業量にはならないと思われます。

また、もし弊社のアドバイザーにご相談いただければ、必要書類の準備や、その他の転職関連事務につきましても無償でサポートさせていただきます。

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この記事を監修したキャリアアドバイザー:


八重樫 勇輝 

株式会社Reboot代表取締役


年齢:28

出身地:岩手県

趣味:漫画・映画鑑賞


経歴:

自分の転職活動の際、周囲のサポートで助けられたことをきっかけに、今後は自分が求職者の助けになることを決意し、起業。

現在は代表自ら求職との面談・就職支援を精力的に行う日々に明け暮れている。

求職者の皆様への一言:

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