退職を決断したら、気持ち良く新しい環境に進むためにも、退職意思の伝え方やタイミングを考える必要があります。
また、トラブルなくスムーズな退職を望むのであれば、会社に引き留められて転職活動に支障が出ないように、周りが納得できる退職理由を考えておきましょう。
この記事では、円満退職するための退職意思の伝え方におけるマナーや注意点について解説します。
もくじ
3.上司に納得してもらえる退職理由
1.退職を切り出すベストタイミングは？まずは就業規則を確認しよう
退職申し出の期限は、会社の就業規則によって定められていることが多いため、まずは就業規則を確認しましょう。また、会社による定めがない場合に関しては、民法第627条で以下のように定められています。
「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申し入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申し入れの日から２週間を経過することによって終了する。」
つまり、就業規則で定められていない場合には、退職を申し出てから2週間後に雇用契約が終了すると定められており、会社の同意が無ければ退職できないというわけではありません。会社による定めが無い場合でも、希望する退職日の2週間前までには必ず上司へ申し出るようにしてください。
なお、会社の就業規則で退職について定められている場合は、そちらの内容が適用されますので、まずは就業規則を確認するのをおすすめします。
1-1.就業規則に定めがなくても1～3か月前に伝えるのが一般的
法律上では退職日の2週間前に申し出れば良いとされていますが、退職の手続きや業務の引き継ぎ期間を加味し、1～3か月前には退職の意思を上司に伝えるのが一般的です。
就業規則に定めがなくても、いきなり退職すると周囲に迷惑をかけることになります。送られる側も送り出す側も気持ち良く退職日を迎えられるように心がけましょう。
1-2.繁忙期や担当業務の状況を考慮する
円満退職を望むのであれば、一般的なマナーを守ることはもちろん、繁忙期や人事異動前後、プロジェクトの途中などの退職申し出も避けてください。「こんな忙しいときに辞めるなんて」「プロジェクトを途中で投げ出すのか」などと周りからひんしゅくを買ってしまうかもしれません。
上司や同僚が退職を受け止めやすい時期を考慮し、業務が落ち着いている期間やプロジェクトが一段落したタイミングで切り出すことをおすすめします。
1-3.他の退職者のタイミングも配慮する
社員の退職が同時期に続くのは、会社にとって大きな負担となります。もし自分以外にも退職希望者がいると分かっているなら、可能な限り時期をずらして退職を申し出るようにしましょう。その方が上司や同僚も受け入れやすく、円満退職につながりやすいです。
理由がどうであれ、「つられて辞める」「同僚も巻き込んで転職する」といった誤解を招く事態も防ぐことができるでしょう。
○試用期間中であっても退職はできる？
試用期間中でも、法律上は労働契約が成立しているため、退職に関するルールは本採用の場合と同じです。つまり、試用期間中の 退職は可能となります。
しかし、即日退職は基本的にマナー違反のため、なるべく避けるようにしてください。仮に入社した会社が合わなくてもきちんとマナーを守り、就業規則を確認した上で退職を申し出るようにしましょう。
そうはいっても、試用期間中はお互いに「お試し期間」ですから、早めに申し出るほど辞めやすい傾向にあるのも事実です。退職を急いでいる場合は、退職の意志が固まった時点で切り出した方がスムーズに進むケースもあると覚えておくと良いでしょう。
2.退職を切り出すときは伝え方が肝心！注意したい4つのポイント
円満に退職するためには、退職意思の伝え方も重要です。伝え方ひとつで受け止める側の気持ちは大きく変わりますし、スムーズに退職できるか否かに深く影響します。ここでは、上司に退職意思を伝える際に気を付けたいポイントを４つ解説しますので、ぜひ参考にしてください。
ポイント1．メールはNG！直属の上司に口頭で伝える
退職の旨を上司に伝える際は、メールではなく口頭で伝えるようにしましょう。メールでの退職申し出は法律的に問題ないとされていますが、一般的なマナーとしては望ましくありません。メールで伝えると、直接伝えることから逃げているような印象となり、不誠実で無責任な人だと思われやすいです。切り出しにくい内容ですが、直接口頭で伝えることをおすすめします。
ポイント2．忙しい時間帯を避けてアポを取る
退職の意向はいきなり切り出すのではなく、「お話があるのでお時間いただけないでしょうか？」と前もってアポを取るのがベターです。会社や直属の上司によって都合は異なりますが、忙しい可能性が高い出勤直後や退勤前、取引先との打ち合わせ前といったタイミングは避けるべきです。午後の少し遅い時間帯の打ち合わせ後や、お昼休憩前後などのタイミングであれば、比較的落ち着いて話を聞いてもらいやすいでしょう。
ポイント3．直属の上司と二人きりで話せる場所に移動する
本来、社員の進退は機密事項です。退職の意思を伝える際は、他の社員がいる場所や周囲に話が聞こえそうな場所を避け、会議室などの個室に移動しましょう。また、二人きりだとしてもお酒の場で申し出ることは避けてください。気持ちが高ぶった勢いで発言したと思われたり、上司自身も正常な判断ができない状態で真剣に話を聞いてくれなかったりする場合があるためです。
また、いずれは他の社員もあなたの退職を知ることになりますが、早い段階で多くの人に知られてしまうことは好ましくありません。「会社を辞める」という噂が広まることで、現在進行中の業務に支障をきたしたり、予期せぬ誤解を招いてしまったりなど、円満退職の妨げとなる可能性があります。
ポイント4．はっきりと辞意を表明する
「ご相談があるのですが」というように相談ベースで退職の意向を切り出すと、引き留められる可能性があります。スムーズに話を進めるためにも、退職の意志が固まっていることをしっかり伝えましょう。ただ、一方的な申し出は上司の反感を買ってしまう恐れもあります。謙虚さを忘れずに、「大変お世話になったので心苦しいのですが」などと敬いの言葉を添えて辞意を伝えましょう。
3.上司に納得してもらえる退職理由
基本的に、退職理由は個人都合かつ前向きなものが望ましいです。前向きな理由であれば、上司も納得して「応援しよう」と感じてくれる可能性が高いでしょう。また、会社に対する不平不満や、職場の人間関係を退職理由とすることは避けるべきです。「改善するから」と引き留められる恐れがありますし、心証を悪くしてしまい円満退職が難しくなるかもしれません。
退職を切り出す際には、「やりたい仕事がある」「別の分野でチャレンジしたい」など、キャリアアップのための前向きな転職であることを伝えると、上司にも納得してもらいやすいです。転職先が決まっている場合に注意すべきなのは、具体的な企業名を伝えることで上司の反感を買ってしまう可能性があることです。例えば、現職のライバル会社に転職するのであれば、「裏切り行為」だと捉えられてしまうかもしれません。転職先を聞かれた際にこのような懸念があれば、「これから探します」「まだ決まっていません」などと明言を避けた方が良いでしょう。
まとめ
円満に退職するためには、上司や同僚、そして会社に対する配慮が必要不可欠です。周りが退職を受け止めやすいタイミングを考慮し、退職の意思を伝える際はしっかりマナーを守って誠実に辞意を述べましょう。退職の合意が取れたら、速やかに必要な手続きを進められるよう準備してください。
この記事を監修したキャリアアドバイザー：
八重樫 勇輝
株式会社Reboot代表取締役
年齢：28
出身地：岩手県
趣味：漫画・映画鑑賞
経歴：
自分の転職活動の際、周囲のサポートで助けられたことをきっかけに、今後は自分が求職者の助けになることを決意し、起業。
現在は代表自ら求職との面談・就職支援を精力的に行う日々に明け暮れている。
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